Vergaderen kan tijdrovend zijn en soms overbodig. Daarom is het belangrijk om van vooraf te besluiten of het nodig is om naar een vergadering te gaan en wat er bereikt moet worden.
1. Do: Formuleer duidelijke doelen. Bedenk voor je een vergadering organiseert wat je wilt behalen. Eigenlijk begint deze ‘do’ nog iets eerder. Bedenk wat je wilt bereiken en als een vergadering het enige middel is, nodig je anderen uit.
Don’t: Bezoek geen vergaderingen zonder duidelijk doel. Die zijn de moeite van jouw presentie niet waard. Bedank beleeft voor de uitnodiging en ga door met het werk waar je mee werkzaam was. Vergaderingen met agendapunten als aanvang, mededelingen, ingekomen stukken, verslag vorige vergadering, rondvraag en sluiting zijn het vaak niet waard om te bezoeken.
2. Do: Sta open voor anderen. In een vergadering breng je kennis, ervaring en creativiteit bij elkaar. Dat is een unieke combinatie. Bied deelnemers de ruimte en de veiligheid om hun ideeen en gedachten in te brengen. Stimuleer dat ze mekaar beinvloeden.
Don’t: Als je toch niet wilt toehoren naar anderen en niet openstaat voor andere standpunten, organiseer dan geen vergadering. Dat is tijdverspilling en je verliest ook nog eens de aandacht en je geloofwaardigheid. Dus managers, stop eens met die vergaderingen waarbij je een half uur lang mededelingen op je personeel afvuurt. Stuur een mail als je iedereen wilt inlichten of spreek een videoboodschap in.
3. Do: Maak duidelijk wat je van deelnemers verwacht. Iedere deelnemer heeft zijn kwaliteiten en eigenaardigheden. De kneep is om de talenten te gebruiken. Als je weet wat je wilt bereiken, kan je bepalen wie je daarvoor nodig hebt. Nodig alleen personen uit die een bijdrage (kunnen) leveren. Als je verschillende agendapunten wilt behandelen, durf dan de samenstelling van de groep per agendapunt te laten wisselen. Dat scheelt heel veel tijd. Hoe beter mensen begrijpen wat er van hen wordt verwacht, hoe beter ze zich kunnen voorbereiden en hoe beter de resultaten zullen zijn.
Don’t: Accepteer geen uitnodigingen voor vergaderingen waarbij onduidelijk is welke bijdrage van jou wordt verwacht . Door dit consequent toe te passen dwing je de organisator van een vergadering om van tevoren na te denken waarom hij denkt dat een vergadering het enige middel is om een bepaald doel te bereiken.
4. Do: Verbreed je vergaderrepertoire. Een vergadering leidt tot een actie, besluit, idee, aanpak, afspraak, mededeling of eindoordeel. Er zijn heel veel wegen om dat te bereiken. Verken die wegen. Maak jezelf minstens drie werkvormen eigen. Een werkvorm die past bij het probleem levert betere resultaten op, kost minder tijd en betrekt de deelnemers bij het onderwerp.
Don’t: ‘Met een hamer in de hand ziet elk probleem er uit als een spijker’. We kennen vaak maar een werkvorm. Die van het kringetje waarin je vraagt wat iedereen van iets vindt. Je krijgt veel betere resultaten als je je werktuigen afstemt op het vraagstuk dat je wilt beschrijven en de bijdragen die je verwacht van je deelnemers.
5. Do: Neem je verantwoordelijkheid voor het bereiken van een (goed) resultaat. Of je nu een vergadering organiseert of dat je eraan participeert, je kunt pas tevreden zijn als eraan het einde een of meerdere resultaten zijn geboekt. Houd dat bij elk agendapunt in je achterhoofd en ga pas door naar een volgend onderwerp als het vorige is afgesloten met een actie, besluit, idee, aanpak, afspraak, mededeling of conclusie.
Don’t: Zeur niet na een vergadering als deze niets heeft opgeleverd. Je was er zelf bij en hebt de invitatie geaccepteerd. Want je wist wat het doel was en welke bijdrage van jouw werd verwacht.
Tot slot: weet wat er speelt. Evalueer je vergaderingen regelmatig. Vraag hoe de deelnemers deze ervaren en pas verbeteringen toe.
Voor meer informatie zie onze website 2Conference.nl (nederland) of 2Conference.be (Belgie)
