De telefoon gaat, elke keer opnieuw, heel de dag door. U heeft als bedrijf een nieuw product gelanceerd en u krijgt opeens enorm veel telefoontjes. Klanten bellen met vragen over de producten en andere klanten bellen met klachten over de producten. Als werknemer heeft u een hekel aan deze telefoontjes, u kunt zich totaal niet concentreren op uw werkzaamheden. Volgens uw baas moet u wel de telefoontjes beantwoorden, maar u heb geen idee waarom.
Ik zal u uitleggen waarom. Een goede antwoordservice zorgt ervoor dat klanten zich gehoord voelen. Wanneer een klant een vraag heeft over het product is het belangrijk dat u als medewerker deze klant te woord staat. Dit is een stukje service. Voor de klant is het product, het bedrijf, de service en de werknemers van een bedrijf allemaal één. Wanneer de klant de service niet goed vind, zal zij ook de producten ‘niet goed’ vinden. Het is dus belangrijk dat je als werknemer deze taak vervult. Het is belangrijk dat het totaal pakket klopt, dan is de klant tevreden. Deze klant zal zijn tevredenheid uitten in herhalingsaankopen en positieve mond-tot-mond reclame. Zorg er dus voor dat u altijd uw klanten netjes te woord staat. Ik snap dat het vaak lastig is al uw klanten netjes te woord te staan, omdat u er gewoon weg geen tijd voor heeft.
Ik zou uw bedrijf willen adviseren een telefoniste aan te nemen. Dit hoeft geen interne telefoniste te zijn. Het kan ook een externe telefoniste van een telefoonservice te zijn. Een bedrijf zoals Bizziphone zorgt ervoor dat u een persoonlijke telefoniste krijgt die alles weet over uw bedrijf. Zij kan volledig in contact staan met uw bedrijf en zo blijft de communicatie onderling dus ook goed. Daarnaast kan zij telefoontjes doorverbinden of zelf beantwoorden, u kunt daar zelf afspraken over maken.