Backlinkz

Heb jij ook zo’n hekel aan vergaderingen die veel van je kostbare tijd kosten en zo weinig opleveren? Als leidinggevende kun je daar zelf heel veel aan doen. Denk allereerst na over de onderwerpen die op de agenda moeten komen. Je kunt het misschien ook met een e-mail of memo af. Vergader alleen over onderwerpen waarvoor de mening van de deelnemers van belang zijn. Of over besluiten die gezamenlijk genomen moeten worden. Hieronder volgen enkele tips om efficiënter te vergaderen.  

• Maak het doel per agendapunt duidelijk; ter informatie, ter besluitvorming, meningsvorming etc;
• Hou het doel continu in de gaten, grijp er steeds naar terug;
• Laat iedereen aan het woord komen en uit praten;
• Fluit al te enthousiaste deelnemers op een nette manier terug;
• Koppel duidelijk het besprokene terug met name als het besluitvorming betreft. Dit is bijzonder handig voor de notulist;
• Bespreek eventueel voor met individuele deelnemers zodat zij voorbereid zijn;
• Kap heftige emoties af, bespreek ze na de vergadering individueel. Agendeer het onderwerp opnieuw;
• Als je vermoedt dat er deelnemers zijn die met een dubbele agenda zitten in de vergadering; vraag er naar, geef aan als dit zo is het bijna niet mogelijk is effectief te vergaderen;
• De voorzitter is de baas van het vergaderproces.
• Gebruik een agenda, actielijst en besluitenlijst;
• Stel van tevoren de 7 W vragen over vergaderen:
  1. Waarom vergaderen?
  2. Waarover vergaderen?
  3. Wat voor soort vergadering?
  4. Op welke wijze wordt vergaderd?
  5. Wie moet worden uitgenodigd?
  6. Waar en
  7. Wanneer wordt de vergadering gehouden?

Wil je meer tips & tricks voor de middenkaderleidinggevende? klik hier naar onze website  2Conference